Naleving en privacy

Roomer | Promoir BV | 4 Oktober 2018

Privacy statement

Algemeen

Als Roomer ontkomen wij er niet aan om gegevens van onze klanten te verwerken. Roomer neemt uw privacy serieus en hanteert een strikt privacybeleid. Wij gebruiken met betrekking tot privacy de volgende uitgangspunten:

  1. Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie. Dat betekent onder meer dat we uw persoonsgegevens niet verder gebruiken dan strikt noodzakelijk is en alle persoonsgegevens ook intern als vertrouwelijk behandelen.
  2. Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en zien erop toe dat onze leveranciers dat ook doen.
  3. Wij houden ons strikt aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige wet- en regelgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

Dit privacy statement geeft aan hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Grondslagen

Wij verwerken alleen uw gegevens voor zover dit wettelijk is toegestaan. De grondslagen die wij daarvoor hanteren zijn:

  • overeenkomst; alle gegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van een overeenkomst;
  • wettelijke plicht; gegevens die wij verplicht moeten doorgeven aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, politie en andere overheidsinstanties;
  • gerechtvaardigd belang; gegevens die wij nodig hebben voor intern beheer, behartiging van onze belangen en beveiliging, waarbij de afweging is gemaakt tussen de zwaarte van het belang van Roomer en de inbreuk op uw privacy;
  • vitaal belang; in geval van levensbedreigende- of noodsituaties;
  • ondubbelzinnige toestemming; overige persoonsgegevens worden alleen op basis van uw toestemming verwerkt en deze mag altijd ingetrokken worden.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Roomer heeft uw persoonsgegevens nodig voor de volgende doeleinden:

  • Voor de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving verzamelen wij uw persoonsgegevens. In sommige gevallen zijn wij verplicht om informatie aan overheidsinstanties te verstrekken.
  • Wij verzamelen uw persoonsgegevens voor de postregistratie en e-mailarchivering
  • Eventuele andere doeleinden:

Welke persoonsgegevens gebruiken wij van u?

Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens van u:

Categorie betrokkene

  • naw-gegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Etc.

Categorie betrokkene

  • naw-gegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Etc.

Verwerkers, derden en convenanten

Verwerkers

Roomer maakt gebruik van verschillende verwerkers; dat zijn leveranciers aan wie wij onze gegevensverwerking hebben uitbesteed. Met al onze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten af om de privacybescherming te waarborgen. Heeft u vragen over deze of andere verwerkers, dan kunt u contact opnemen met onze privacy officer via privacy@roomerpms.com

Derden

Roomer verstrekt enkel uw gegevens aan externe partijen die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van de bovenstaande werkzaamheden. Denk hierbij aan [noem een aantal derden]. We verstrekken enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor de derde om zijn of haar taak uit te voeren.

Roomer heeft maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande

Gegevensbeveiliging

De veiligheid van uw persoonsgegevens heeft bij ons grote prioriteit. Uw gegevens, die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd. Wij controleren regelmatig de technische veiligheidsmaatregelen. Indien nodig zullen wij deze aanpassen aan de nieuwste stand van de techniek. Deze regels gelden door middel van verwerkersovereenkomsten ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Toegang tot gegevens is beperkt; alleen medewerkers die de toegang echt nodig hebben voor de werkzaamheden, krijgen die toegang ook. Daarnaast zijn onze medewerkers geheimhouding van uw gegevens verplicht.

Bewaartermijnen

Roomer bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de werkzaamheden. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de soort persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

Wanneer de termijnen verstreken zijn, worden uw persoonsgegevens op een beveiligde manier verwijderd en vernietigd door ons. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van gegevens met zorg gebeurt.

Het is mogelijk dat uw gegevens in het verleden in ons archief terecht gekomen zijn die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar nodig door middel van natuurlijk verloop.

Uw rechten

U heeft, als betrokkene, de volgende rechten:

  • Recht op informatie

U heeft het recht om in heldere taal informatie te ontvangen over de wijze waarop en waarom van de gegevensverwerking plaatsvindt. Dit geldt zowel voor het geval dat de persoonsgegevens bij u zelf worden verzameld, als wanneer dit via anderen gebeurt.

  • Recht op inzage en afschrift

U heeft het recht uw eigen persoonsgegevens die bij ons bekend zijn op te vragen, te vragen voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt en met wie deze persoonsgegevens worden gedeeld. U heeft ook het recht hiervan een afschrift te ontvangen. Indien persoonsgegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin u inzage wenst, dan worden deze persoonsgegevens afgeschermd.

  • Recht op correctie en aanvulling

U heeft het recht gegevens te laten verbeteren of aanvullen, als de gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht om Roomer te verzoeken gegevens van u te verwijderen (gegevenswissing). Dit verzoek moet worden ingewilligd in onder meer de volgende gevallen:

  • Recht van beperking

U heeft het recht te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken (het gebruik van de gegevens te stoppen), indien een van de volgende punten van toepassing is:

  • U betwist de juistheid van de persoonsgegevens; de verwerking wordt beperkt gedurende de periode die wij nodig hebben de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
    • de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
    • Wij hebben de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
    • U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking en bent in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van [opdrachtgever] zwaarder wegen dan die van u.
  • Dataportabiliteit

U heeft het recht op dataportabiliteit, ook wel overdraagbaarheid van gegevens genoemd. Dat wil zeggen dat u het recht heeft uw persoonsgegevens, die u aan Roomer heeft verstrekt, in een gestructureerd en gangbaar digitaal bestand kunt verkrijgen. Tevens heeft u het recht die persoonsgegevens aan een andere organisatie over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door ons.

Dit recht is alleen van toepassing op gegevens die:

  • digitaal verwerkt worden, en
  • die in het kader van de huurovereenkomst of op basis van toestemming worden verwerkt.
  • Recht op bezwaar

Het recht op bezwaar staat ook bekend als het recht op verzet. Als de verwerking van persoonsgegevens plaats vindt op basis van de rechtsgrond ‘belang van de organisatie’[1], dan heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

U kunt uw verzoek ten aanzien van de bovenstaande rechten schriftelijk indienen bij de privacy officer via privacy@roomerpms.com Wij behandelen uw aanvraag binnen één maand.

De website

Roomer verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens op de website in de eerste plaats om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren.

Roomer verwerkt op haar websites de gegevens van u, de gegevens die worden verwerkt zijn terug te vinden in het cookie statement van Roomer.

Wijzigingen van het privacy statement

Wij behouden ons het recht voor dit privacy statement te wijzigingen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan raden we u aan om zo nu en dan dit statement door te nemen.

Contact

Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacy statement, dan kunt u contact opnemen met onze privacy officer via privacy@roomerpms.com of via +31 8588 80277.


[1] De rechtsgrond ‘belang van de organisatie’, is een afweging tussen het gerechtvaardigd belang van Roomer en de privacyrechten van de betrokkene. Of er sprake is van toepassing van deze rechtsgrond is terug te vinden in het verwerkingenregister.